Prozesse KI-fit machen: 5 Schritte, bevor der erste Agent startet

Warum „erst der Prozess“ kein Beraterspruch ist

Wir haben es oft genug gesehen: Ein Unternehmen will einen Agenten für die Rechnungsprüfung. Bei der Aufnahme stellt sich heraus, dass es sieben Varianten gibt, je nach Lieferant, Sachbearbeiter und Wochentag. Toleranzen werden „nach Gefühl“ gesetzt, die Bestellung fehlt bei jeder dritten Rechnung, und zwei Kolleginnen wissen, wie es wirklich geht. Ein Agent auf diesem Prozess würde das Chaos nur schneller machen.

Deshalb beginnt jedes Vorhaben bei uns damit, den Prozess KI-fit zu machen — das ist unsere Herkunft. Das Ergebnis läuft auch ohne KI besser. Das ist der Beweis, dass die Arbeit richtig war.

Schritt 1: Aufnehmen — mit den Menschen, die es machen

Nicht am Whiteboard, sondern am Arbeitsplatz. Wir schauen zu, fragen nach und zählen mit: Wie lange dauert ein Vorgang wirklich? Wo wird gewartet, gesucht, nachgefragt? Welche Medienbrüche gibt es — PDF ausdrucken, abtippen, wieder scannen? Am Ende steht der Ist-Prozess mit allen Varianten, ehrlich und ohne Schönfärberei.

Schritt 2: Varianten reduzieren

Aus sieben Varianten werden eine Standardvariante und zwei geregelte Ausnahmen. Das ist der Schritt mit dem größten Widerstand — und dem größten Hebel. Jede Variante, die bleibt, ist später eine Regel mehr im Agenten und eine Fehlerquelle mehr im Betrieb.

Schritt 3: Ausnahmen regeln

Was passiert bei einer Abweichung? Wer entscheidet ab welchem Betrag? Was, wenn die Bestellung fehlt? Heute entscheidet das jeder anders. Nach diesem Schritt steht es auf einer Seite — und diese Seite wird später das Regelwerk des Agenten.

Schritt 4: Freigaben und Verantwortliche festlegen

Klar benannte Freigabegrenzen (Betrag, Lieferant, Abweichung) und Verantwortliche. Das sind später die Stellen, an denen der Agent stoppt und einen Menschen fragt. Wer hier sauber arbeitet, bekommt einen Agenten, der genau so viel fragt, wie er soll — nicht mehr, nicht weniger.

Schritt 5: Dokumentieren, messbar machen

Eine Dokumentation, die Menschen und Agenten lesen können: kurz, eindeutig, mit Beispielen. Dazu drei Kennzahlen — Durchlaufzeit, Fehlerquote, Aufwand je Vorgang — damit Sie in vier Wochen sehen, was sich verändert hat.

Woran Sie merken, dass ein Prozess KI-fit ist

• Zwei Kollegen beschreiben ihn gleich.
• Jede Ausnahme hat eine Regel und einen Verantwortlichen.
• Die Daten dafür liegen an einem Ort — nicht in Mails, Köpfen und drei Listen.
• Es gibt eine Kennzahl, an der man Erfolg misst.

Häufige Fragen