- Ein Angebots-Agent liest die Anfrage, holt Konditionen aus dem CRM, kalkuliert mit dem ERP und formuliert in Ihrer Vorlage — in vier Minuten.
- Angebote über einer Summe oder mit Sonderkonditionen warten immer auf Ihre Freigabe.
- Voraussetzungen: gepflegte Preisliste, klare Rabattregeln, ein CRM, das als Wahrheit gilt.
Warum Angebote so lange dauern
Nicht, weil Kalkulieren schwer wäre. Sondern weil die Informationen verstreut sind: Die Anfrage in der Mail, die Konditionen im CRM oder im Kopf des Verkäufers, die Preise im ERP, die Vorlage auf dem Laufwerk, die AGB irgendwo. Ein erfahrener Mitarbeiter braucht dafür zwei Tage — nicht Arbeitszeit, sondern Durchlaufzeit, weil das Angebot zwischen anderen Aufgaben liegt. In der Zeit hat der Kunde drei andere Angebote.
Was automatisierte Angebotserstellung heißt
Automatisierte Angebotserstellung heißt nicht, dass ein Programm Angebote ohne Sie verschickt. Es heißt, dass die Fleißarbeit zwischen Anfrage und Freigabe wegfällt: Positionen aus der Mail lesen, Kunden und Konditionen nachschlagen, Preise und Lieferzeiten zusammensuchen, alles in die Vorlage übertragen, den Vorgang im CRM anlegen und später nachfassen. Was bleibt, ist der Teil, der Erfahrung braucht: prüfen, entscheiden, freigeben.
Ob sich das lohnt, hängt weniger von der Branche ab als von der Menge. Wer jede Woche viele ähnliche Angebote schreibt, gewinnt am meisten. Wer wenige, sehr individuelle Großprojekte anbietet, automatisiert eher einzelne Schritte, etwa das Zusammensuchen der Daten oder das Nachfassen.
Drei Wege im Vergleich: Vorlage, Angebotskonfigurator, KI-Agent
| Vorlage mit Textbausteinen | Angebotskonfigurator | KI-Agent | |
|---|---|---|---|
| Wie es funktioniert | Mitarbeiter füllen eine Vorlage aus | Kunde oder Vertrieb wählt Optionen, Regeln rechnen den Preis | Agent liest die Anfrage, holt Daten aus CRM und ERP, schreibt den Entwurf |
| Eingabe | von Hand | Formular mit festen Feldern | Mail, Formular, PDF, Foto oder Sprachnotiz |
| Passt für | wenige Angebote im Monat | standardisierte Produkte mit Varianten | viele ähnliche, aber nicht identische Anfragen |
| Grenzen | Durchlaufzeit, Tippfehler, keine Nachverfolgung | alles außerhalb der Regeln braucht wieder Handarbeit | braucht gepflegte Preise, Regeln und klare Freigaben |
Die Wege schließen sich nicht aus. Ein Konfigurator kann die Preislogik liefern, die ein Agent nutzt, und die bisherige Vorlage bleibt das Layout, in das der Agent schreibt.
Der Angebotsprozess mit KI-Agent in fünf Schritten
- Anfrage erkennen. Aus Postfach oder Webformular: Positionen, Mengen, Wunschtermin. Fehlt etwas, fragt der Agent beim Kunden nach — in Ihrem Ton.
- Kunde und Konditionen. Stammkunde? Rabattstufe, Zahlungsziel, die letzten drei Angebote. Neukunden bekommen Standardkonditionen und eine Markierung.
- Kalkulieren. Preise, Verfügbarkeit, Lieferzeit, Marge je Position. Liegt die Marge unter Ihrer Schwelle, wird nicht versendet, sondern vorgelegt.
- Formulieren. In Ihrer Angebotsvorlage, mit AGB, Gültigkeit, Ansprechpartner — als PDF.
- Freigabe und Versand. Sie sehen den Entwurf, ändern bei Bedarf, geben frei. Der Agent versendet, legt den Vorgang im CRM an und setzt die Wiedervorlage.
Der zweite Gewinn: Nachfassen
Die meisten Angebote scheitern nicht am Preis, sondern daran, dass niemand nachfasst. Ein Nachfass-Agent überwacht offene Angebote, schreibt nach fünf Werktagen eine kurze persönliche Nachfrage und ruft bei wichtigen Vorgängen an — mit unserem Sprach-Agenten Vocaris. Nachfassquote: von „wenn Zeit ist“ auf 100 Prozent.
Drei Voraussetzungen im Prozess
- Eine gepflegte Preisliste. Der Agent kalkuliert nur so gut wie Ihre Preise. Eine Liste, ein Stand, ein Verantwortlicher.
- Klare Rabattregeln. Wer bekommt wie viel, ab welcher Menge, mit welcher Freigabe? Steht das nirgends, gibt es später zu viele Rückfragen — oder zu wenige.
- Ein CRM als Wahrheit. Konditionen im Kopf des Verkäufers kann kein Agent lesen. Wer sie ins CRM bringt, gewinnt doppelt: der Agent arbeitet, und die Vertretung im Urlaub auch.
Angebotsmanagement: was nach dem Versand passiert
Ein Angebot ist erst erledigt, wenn es gewonnen oder verloren ist. Zur Angebotsverwaltung gehören deshalb vier Dinge, die in vielen Betrieben in Postfächern und Köpfen verteilt sind:
- Ein Status je Angebot: offen, nachgefasst, angenommen, abgelehnt, abgelaufen. Im CRM, nicht in einer Excel-Liste, die nur einer pflegt.
- Wiedervorlage mit Datum: Wann wird nachgefasst, von wem, auf welchem Weg.
- Der Grund bei Verlust: Preis, Lieferzeit, Wettbewerber, Projekt verschoben. Nur so wird die nächste Kalkulation besser.
- Eine einfache Auswertung: Durchlaufzeit von der Anfrage bis zum Angebot, Annahmequote, offenes Angebotsvolumen.
Ein Agent pflegt Status und Wiedervorlage nebenbei, weil er jeden Schritt ohnehin im CRM protokolliert. Den Verlustgrund fragt er beim Nachfassen ab.
Für welche Betriebe sich das lohnt
- Handwerk und Bau: Anfragen mit Aufmaß, Fotos und Leistungsverzeichnis. Der Agent bereitet Positionen aus Ihrem Katalog vor, Sie prüfen Mengen und Besonderheiten.
- Großhandel und technischer Handel: viele Positionen, Staffelpreise, Lieferzeiten aus dem ERP. Hier spart die Automatisierung am meisten Zeit je Angebot.
- Dienstleister und Agenturen: Pakete, Stundensätze und Laufzeiten. Der Agent stellt aus Bausteinen zusammen und hält die Konditionen ein.
- Industrie und Maschinenbau: Varianten und Optionen. Oft der Weg über einen Konfigurator, ergänzt um einen Agenten für Anfrage, Texte und Nachfassen.
So läuft die Einführung
- Prozessaufnahme: Wir gehen mit den Menschen, die heute Angebote schreiben, den Ablauf durch, mit allen Varianten und Ausnahmen.
- Regeln festlegen: Preisliste, Rabattstufen, Freigabegrenzen und Gültigkeit werden einmal eindeutig beschrieben. Das hilft auch ohne KI.
- Agent anbinden: an Ihr Postfach, CRM, ERP und die bestehende Vorlage, mit Rechten nur für das, was er braucht.
- Parallelbetrieb: Der Agent schreibt Entwürfe, Ihr Team prüft jeden einzelnen, bis Ton und Kalkulation sitzen.
- Betrieb und Messung: Durchlaufzeit, Korrekturquote und Annahmequote zeigen, ob sich der Agent rechnet.
Häufige Fragen
Kann der Agent technische Angebote mit Aufmaß?+
Ja, wenn das Aufmaß strukturiert vorliegt — als Tabelle, Foto einer Skizze mit Maßen oder Sprachnotiz. Je klarer die Eingabe, desto besser der Entwurf. Im Handwerk ist das oft der erste Schritt, um den Prozess KI-fit zu machen.
Schreibt der Agent in unserem Ton?+
Er lernt aus Ihren bisherigen Angeboten und einer kurzen Tonalitätsregel. Nach zwei bis drei Korrekturrunden trifft er den Ton in aller Regel — Sie prüfen ohnehin jeden Entwurf.
Was ist der Unterschied zwischen Angebotskonfigurator und KI-Agent?+
Ein Konfigurator rechnet nach festen Regeln aus Optionen, die jemand auswählt. Ein KI-Agent liest frei formulierte Anfragen, sucht die passenden Daten aus Ihren Systemen und schreibt den Entwurf. Für Standardprodukte mit Varianten reicht oft ein Konfigurator, für unterschiedliche Anfragen per Mail ist der Agent stärker.
Brauchen wir dafür ein neues CRM oder ERP?+
Nein. Der Agent arbeitet mit den Systemen, die Sie haben. Wichtig ist nur, dass Preise und Konditionen an einer Stelle gepflegt sind. Wo es noch kein CRM gibt, ist eine sauber gepflegte Preis- und Kundenliste ein guter Anfang.
Verschickt der Agent Angebote ohne Freigabe?+
Nur, wenn Sie das für klar definierte Fälle erlauben, etwa Nachbestellungen unter einer Summe. Alles darüber, Sonderkonditionen und Neukunden legen wir standardmäßig zur Freigabe vor. Preisnachlässe verhandelt der Agent nie.
Wie steht es um den Datenschutz?+
Angebote enthalten Kundendaten. Deshalb gehören ein Auftragsverarbeitungsvertrag, Rechte nur für die nötigen Systeme und ein Protokoll jedes Schritts dazu. Das Sprachmodell wählen wir nach Aufgabe, auf Wunsch mit Verarbeitung in der EU oder als lokales Modell.